Cuando se vive en una comunidad se sabe que la labor de quien administra la finca es tan importante como la de quienes asumen la presidencia.
Por ello en ocasiones se valora la necesidad de realizar cambios, por ejemplo, cuando la eficiencia del servicio decae, hay problemas de transparencia y confianza, o se demuestra insuficiente la gestión. Pero, ¿cómo se cambia de administrador de fincas? Te lo contamos.
Funciones del administrador de fincas
Antes de continuar, para tomar la decisión de cambiar, es necesario saber qué está dentro de las funciones de este tipo de profesional y qué cuestiones no le competen de manera directa.
Porque a veces se espera más de lo que nos puede ofrecer o por el contrario se exige menos de lo que debiera proporcionar. Para tener ambas cuestiones claras, hacemos un repaso.
Qué es la administración de fincas
Se trata de un servicio que ofrece la gestión íntegra de comunidades de propietarios/as.
Este servicio que proporcionan administradores de fincas colegiados, suele incluir la administración y realización de tareas necesarias para el buen funcionamiento y mantenimiento de los elementos comunes de la comunidad.
- Gestión del mantenimiento íntegro de comunidades de propietarios.
- Administración de tareas de las mismas.
Actividades fundamentales:
- Gestión documental y contable.
- Organización y supervisión de juntas de vecinos/as.
- Atención personalizada y directa en caso de siniestro.
- Asesoramiento, gestión y coordinación de los servicios y subcontratas.
Cómo valorar al futuro administrador de fincas
Queremos centrarnos en qué conviene considerar en la toma de decisión. Más allá de las causas que mueven a esta valoración.
Consejos para elegir bien tu AF
Consulta nuestros 7 consejos para elegir bien a tu administrador de fincas aquí.
- Contrata a un Administrador de Fincas Colegiado
- Comprueba que ofrece los servicios que tu comunidad necesita
- Intenta que sea una persona que genere confianza
- Asegúrate de que quede constancia de lo pactado al iniciar vuestra relación de servicio
- Que sea un administrador actualizado
- Que cuente con un equipo de profesionales multidisciplinar
- Que tenga un carácter mediador y favorezca el consenso
Para Es Terrat el primero es el punto más importante, y es que, según el Código deontológico europeo para profesionales inmobiliarios:
“Por Administrador de fincas se entiende aquella persona que, de forma habitual, como actividad principal o secundaria, ejerce, por cuenta de terceros, en calidad de mandatario o intermediario, una actividad de gestión de propiedades o derechos inmobiliarios, o de administración de propiedades inmobiliarias en copropiedad.”
Por ello es importante asegurarse de que tiene los conocimientos y las competencias necesarias para realizar sus funciones con eficiencia y rigor.
Aquí puedes consultar si el profesional a quien quieres contratar está colegiado en las Islas Baleares.
Procedimiento para el cambio de administrador
Te damos el paso a paso correcto del procedimiento a seguir.
Convocar una Junta de Propietarios/as Extraordinaria
En primer lugar, se debe convocar Junta de Propietarios Extraordinaria. Deberá ser convocada por el presidente de la comunidad o por el 25% de los vecinos. Puede ser convocada de manera extraoficial con la intención de notificar a cada propietario de la comunidad.
Durante la convocatoria, cualquier propietario puede proponer el cambio del administrador de fincas, sin que el presidente deba estar de acuerdo. Tendrá una hoja donde se indique la convocatoria y las firmas de los vecinos que accedan a la junta.
Se debe especificar quién la convoca, el día, hora y lugar de la misma y cada uno de los puntos que se tomarán durante la reunión de manera ordenada.
Como punto del Orden del Día: “Cese del actual Administrador de Fincas y si procede, elección de uno nuevo”. El cese del Administrador de Fincas debe aprobarse con el voto de la mayoría del total de los propietarios que, a su vez, representen la mayoría de las cuotas de participación tal y como establece el artículo 17.7 de la Ley de Propiedad Horizontal.
Lo ideal es que este proceso se lleve a cabo a través de dos votaciones. La primera incluye el cese de cargo del administrador actual y la segunda es la contratación de un nuevo profesional. Tiene que votar más del 50% de los propietarios para que pueda aprobarse el cambio en la administración de fincas.
Cierre del acta de acuerdo
Una vez aprobado válidamente, con los porcentajes indicados en el párrafo anterior se debe cerrar el acta del acuerdo con las firmas de Presidente y Secretario. Tras ello, hay que comunicar tal decisión al Administrador cesado con un mínimo de un mes de antelación a la fecha de cese acordada y que debe ser indicada en la comunicación.
Si el Administrador que se pretende cesar, mantiene un contrato de mandato y arrendamiento de servicios en vigor suscrito con la Comunidad de Vecinos, se deberá respetar el período de vigencia, en caso contrario, salvo que existan motivos objetivos que justifiquen su cancelación, se deberá indemnizar al Administrador de Fincas saliente con las mensualidades no percibidas por sus servicios hasta la finalización del contrato.
Relevo en la gestión
Una vez celebrada la Junta extraordinaria y comunicado debidamente el acuerdo al Administrador saliente, se fijará una fecha para el relevo en la gestión de la comunidad, en la que ambos Administradores, el saliente y el entrante, deberán mantener una reunión. En ella el saliente entrega la documentación de la Comunidad de Propietarios al entrante y le pondrá al día sobre los asuntos pendientes en la gestión de la finca.
Si se trata de un administrador colegiado, todo este proceso se dará con garantías y sin ofrecer mayores problemas. Por eso es tan importante contratar profesionales colegiados.
Razón para el cese de la administración actual
Debe existir una causa justa para llegar a este tipo de convocatorias. De lo contrario, puede existir un reclamo por parte del administrador de fincas cesante al no haber causa justificante, por lo que debe haber un mutuo acuerdo para su respectiva negociación.
La causa justa no es incluyente cuando se toma una decisión por cese administrativo debido a una mejor oferta económica, cuando no hay convocatoria de juntas (responsabilidad del presidente) o cuando se exige el pago a morosos.
No obstante, la pérdida de credibilidad o confianza es considerada un factor de causa justa, ya que un administrador de fincas tiene como tarea y obligación poder realizar los compromisos inherentes de su cargo, según su código deontológico.
Al no cumplir con ello, los propietarios pueden justificar el cese o cambio de la administración por no cumplir lo indicado en el contrato.
Otra causa justa es que no rinda cuentas en el tiempo preciso y claras ante los propietarios de la comunidad, generando desconfianza con relación al destino de sus finanzas y economía en general.
Tras el cambio de administración de fincas
No suele existir una nueva administración al instante tras el cese del administrador de fincas anterior, entonces ¿quién ejerce durante este período vacante?
La Ley de Propiedad Horizontal otorga este cargo al presidente de la comunidad.
También hay que tener en cuenta el acuerdo entre los propietarios, así como la alternativa de seleccionar dos personas (secretario y administrador independiente).
Debe existir un plazo para la transferencia de documentos de la comunidad entre el administrador cesante y el administrador nuevo, a fin de poder proporcionar el cierre de la contabilidad que lleva hasta su fecha de labores y este pueda revisar debidamente.
¿Qué debe contener la documentación de traspaso entre administradores?
La documentación debe tener un plazo de entrega de 10 días y debe contener:
- Lista completa de los propietarios de vivienda, información de contacto y formas de cobro de cada una de las partes.
- Entregar los recibos y derramas pendientes, si las hay.
- Nómina de personal empleado que esté activo en la comunidad.
- Traspaso de la tarjeta fiscal de la propiedad para el pago de impuestos.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con sus respectivas firmas.
- Información de contacto de proveedores, así como de empresas que hayan hecho labor y mantenimiento en las instalaciones.
- Solicitud del contrato del seguro de la comunidad e información de contacto para casos de eventualidades.
- Libro de actas de la comunidad hasta la fecha.
- Respectiva escritura original de obra nueva y división horizontal.
- Otros documentos de traspaso son el contrato de mantenimiento, suministros y de alquiler que deberán ser entregados en un plazo no mayor a 45 días entre los administradores cambiantes.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación solicitada?
Para estas circunstancias, se puede sancionar este tipo de conducta ya que es obligatorio dar respuestas a ello. Antes de realizar un reclamo judicial, se debe realizar un preaviso con suficiente tiempo para la entrega de los respectivos documentos al siguiente administrador.
Conclusión
Siempre y cuando se requiera el cambio de administración de fincas, es importante seguir lo estipulado por la ley. Lo que consiste en: notificar a los propietarios de la junta para abordar el tema, realizar las respectivas votaciones y proceder al traspaso de documentos entre el administrador cesante y el nuevo según el tiempo estipulado por la ley.
Si estás pensando en iniciar el proceso, consulta con profesionales, si vives en Mallorca, podemos acompañarte en esto.
